Proje Bütçesi
Neden projelerimize bütçe hazırlamalıyız?
• Doğru proje bütçelendirmesinin yapılabilmesine yardımcı olmak ve
• Finansal analiz yapabilmek için.
Donörler hangi soruları sorar?
• Proje maliyetleri, faaliyet başına yapılacak harcamalar ile yansıtılmış mı?
• Yapılacak harcamalar proje faaliyetleri ile doğrudan ilgili midir?
• Bütçe, doğru bir finansal perspektif ile hazırlanmış mıdır? (maliyet-etkin)
• Bütçe, projenin teknik bölümü ile ne kadar uyumludur?
• Harcamalar, kanıtlanabilir mi? (fatura, vb.)
Bir proje bütçesinde gelirler
• Nakdi ya da ayni olabilir.
• Tek donörden ya da farklı finansal destekçilerden elde edilebilir. Proje için yapılacak masraflar bütçe kalemleri şeklinde Proje bütçesi genel olarak toplam altı kalemden oluşur:
• Personel masrafları (A)
• Seyahat – harcırah masrafları (B)
• Doğrudan faaliyet masrafları (C)
• Ekipman/teçhizat satın alımı – amortisman giderleri (D)
• Dolaylı masraflar (operasyonel/işletme) (E)
• Diğer masraflar (F)
• Toplam Proje Bütçesi: A+B+C+D+E+F kalemlerinin toplamıdır.
Proje bütçesindeki bütçe kalemlerine ait tüm masraflar birim, birim fiyat, miktar/ay-yıl, beklenen birim maliyetler olarak ifade edilmelidir.
Örnek:
| Bütçe Kalemi | Birim | Beklenen Birim Fiyat | Miktar/ay | Beklenen toplam maliyet |
| Ulaşım | Tek yön otobüs bileti | 35 YTL | 6 | 210 YTL |
PERSONEL MASRAFLARI
Her bir personel kategorisi hiyerarşik bir şekilde tanımlanmalıdır!
• Proje Takımı (proje yöneticisi, proje uzmanı, proje assistanı, vb.)
• Proje danışmanları / yerel danışmanlar
• İdari personel (donöre bağlı olarak değişmektedir)
• Doğrudan maaş satın alınması ya da
• Günlük danışmanlık ücreti
Tam zamanlı çalışanlar için;
12 Ay X toplam aylık çalışma saati X saat ücreti
Örnek:
Toplam gün sayısı: 365
52 hafta sonu: 104
——————————————–
Kalan: 261
Yıllık tatil: 21
Dini ve resmi bayram tatili: 12
Hastalık/diğer: 15
————————————–
Kalan: 210
Ayda 17.5 gün
Günde sekiz saat – toplam (yıl): 1.680 saat
• Seyahatin yapılacağı yer, tarih ve seyahat amacı mutlaka bildirilmeli
• Seyahate gitmesi planlanan kişi sayısı bildirilmeli
• Harcırah ise donörün kendi kurallarına göre belirlenir (örnek: 75 €/günlük)
DOĞRUDAN FAALİYET MASRAFLARI
• Faaliyetin amacı ve kapsamı çerçevesinde maliyetlerin hesaplanması
• Örnek 1: Eğitim Semineri
• Katılımcı Sayısı (“catering”)
• Mekan kira ücreti
• Katılımcıların konaklaması
• Tercüme hizmetleri
• ….
• Örnek 2: Broşür basımı ve dağıtımı
• Dizayn
• Baskı maliyeti
• Dağıtım maliyeti
• ….
EKİPMAN/TEÇHİZAT SATIN ALIMI
• Satın alınacak ekipman yada teçhizatın tüm detayları verilmeli ve ne amaçla kullanılacağı açıklanmalı
• Belirli bir miktarın üzerinde olan satın alımlarda donör kuruluşun belirlediği prensipler doğrultusunda hareket edilmeli (>5.000 €: en az 5 teklif, >100.000 €: kısıtlı ihale, >250.000 €: açık ihale, >500.000 €: uluslararası açık ihale
• Amortisman (donöre bağlı)
DOLAYLI MASRAFLAR
• Proje süresi boyunca kurum içinde ortaya çıkabilecek işletme masrafları (kira, elektrik, su, iletişim, idari personel, vb.)
• Proje toplam bütçesinin belirli bir oranında dolaylı masraflar projeye yansıtılmalı (Donör kuruluşa bağlı olarak bu oranlar değişebilmekte;toplam bütçenin %10 veya %7’si gibi)
DİĞER MASRAFLAR
• Beklenmeyen veya önceden tahmin edilemeyen masrafların tümü
• Bazı proje formatlarında belirli yüzdelerle diğer masraflar projelere yansıtılabilmekte
FİNANSAL ANALİZ:
Finansal analiz bir projenin sonunda yapılması gereken önemli değerlendirmelerden birini oluşturur. Finansal analiz üç ayaktan oluşur.
• Finansal sürdürülebilirlik
• Gelecekteki maliyetleri karşılayacak yeterli kaynak oluştu mu?
• Maliyet-etkin
• Aynı sonuçlara daha az maliyet ile ulaşılabilir miydi?
• Proje ve faaliyet maliyetleri
• Faaliyetleri gerçekleştirmek için alternatif araçlar
• Benzer proje maliyetleri
• Maliyet-yarar analizi
• Bu maliyet karşılığında hangi hedeflere ulaşıldı ve ne yarar sağlandı?
